Les événements sont une combinaison de plusieurs éléments qui s’emboîtent comme un puzzle.
Pour en assurer le succès, les organisateurs doivent veiller à ce que toutes les pièces soient synchronisées au bon moment et au bon endroit.
Le management et le marketing sont deux composantes importantes du secteur de l’événementiel.
Qu’il s’agisse de réunions publiques, de lancements de produits ou de conférences de presse, les sociétés de gestion d’événements suivent les principes d’or des stratégies de marketing événementiel pour s’assurer que les entreprises atteignent leurs objectifs et que les participants acquièrent des connaissances. Tout le monde y gagne !
Pour le commun des mortels qui ne travaille pas dans le monde de l’événementiel, ces deux notions peuvent sembler différentes.
Pourtant, ils sont très différents.
Dans cet article, nous allons examiner la différence entre la gestion d’événements et le marketing événementiel.
Mais avant cela, il convient de comprendre la signification et l’importance de ces deux composantes de l’industrie événementielle.
Management événementiel
La gestion d’un événement est un processus de conceptualisation, de planification, de coordination, d’exécution et de contrôle de l’événement.
Les gestionnaires d’événements sont chargés de travailler cordialement avec l’équipe. Ils veillent à ce que tous les aspects de l’événement se déroulent sans heurts, du début à la fin.
En même temps, ils sont chargés de déléguer des tâches aux différents membres de l’équipe et d’éviter les contretemps de dernière minute.
Les managers d’événements doivent communiquer avec de nombreuses personnes au quotidien.
Des clients aux membres de l’équipe interne en passant par les indépendants, ils se coordonnent régulièrement pour communiquer efficacement et assurer le bon déroulement de l’événement.
Il est impératif de posséder de bonnes compétences en matière de communication, de relations interpersonnelles et de résolution de problèmes.
Voici quelques-unes des responsabilités d’un gestionnaire d’événements.
- Rechercher et trouver le lieu idéal pour l’événement.
- Coordonner les activités avec les membres de l’équipe, les clients, les fournisseurs et les autres personnes impliquées dans l’événement.
- Créer un plan de l’événement et déléguer les tâches aux différents membres de l’équipe.
- Gérer les comptes et le budget de l’événement.
- Résoudre les changements de dernière minute ou les problèmes qui peuvent survenir.
- Aider les spécialistes du marketing, les comptables, les créateurs de contenu ou d’autres professionnels à répondre à des besoins spécifiques.
Marketing événementiel
Le marketing événementiel implique l’image de marque, la publicité et la dynamisation de l’événement. Et ce, à travers différentes plateformes numériques et non numériques.
De la création d’un thème personnalisé à la promotion d’événements dans d’autres régions, les spécialistes du marketing événementiel s’occupent de tous les aspects du marketing afin d’en améliorer la portée et de maximiser le taux de retour sur investissement.
Ils sont également responsables de la sensibilisation à la marque et de l’augmentation de l’audience. Comment ? Grâce à des stratégies et des campagnes de marketing efficaces.
Les spécialistes du marketing événementiel communiquent et coordonnent principalement avec les membres de l’équipe interne.
Des stratèges de contenu aux spécialistes du marketing numérique, les spécialistes du marketing évènementiel ont besoin d’idées conceptuelles sur les thèmes, de trouver les bonnes plateformes de marketing et de déléguer régulièrement des tâches à différents membres de l’équipe.
Ils doivent donc posséder de bonnes compétences en matière de communication, de résolution de problèmes et d’analyse.
Voici quelques-unes des responsabilités d’un spécialiste du marketing évènementiel.
- Créer un plan de marketing et un calendrier pour l’événement.
- Définir un public cible et la bonne plateforme pour commercialiser les objectifs de l’événement.
- Développer différentes campagnes de marketing, des copies créatives et du matériel de marketing.
- Élaborer un flux de contenu étape par étape pour l’événement.
- Coordonner avec les spécialistes du marketing d’affiliation et les influenceurs qui promeuvent activement les événements dans différents domaines numériques.
- Planifier les copies pré et post-événement de l’événement.
Importance des deux professions dans le secteur de l’événementiel
Du soutien des employés au travail d’équipe et de l’engagement des clients à la notoriété de la marque, tout est essentiel pour assurer le succès global des événements.
Il est donc impératif que les gestionnaires d’événements et les spécialistes du marketing évènementiel travaillent ensemble de manière cordiale.
La gestion d’un événement comporte trois étapes fondamentales. Lors de ces phases les deux professionnels doivent planifier et exécuter des actions en collaboration.
Bien que chaque étape comporte de multiples tâches, ils doivent élaborer une stratégie et mettre en œuvre un plan d’action pour améliorer l’efficacité et la productivité de l’événement.
Ces étapes sont les suivantes :
Étape 1 : Recherche, définition des objectifs et évaluation de la viabilité
Qu’il s’agisse d’une réunion publique, d’une conférence de presse ou du lancement d’un produit, cette étape est la première et la plus importante de l’organisation d’un événement.
Le manager d’événements et le spécialiste en marketing évènementiel doivent effectuer des recherches, comprendre le cahier des charges du client et évaluer les informations essentielles avant de mettre en œuvre un plan d’action.
Étape 2 : Choisir un thème et un descriptif de l’événement
Après avoir analysé et interprété les attentes du client, le gestionnaire de l’événement et le responsable du marketing événementiel doivent se coordonner avec un stratège de contenu pour créer un thème personnalisé pour l’événement.
En fonction de l’ampleur de l’événement et du message de la marque, ils peuvent proposer trois ou quatre idées de concept et sélectionner la meilleure parmi les alternatives.
Étape 3 : Exécution de l’événement
Qu’il s’agisse de déléguer des tâches ou d’élaborer une stratégie pour le déroulement de l’événement, le manager évènementiel et l’expert en marketing évènementiel doivent travailler ensemble pour que l’événement se déroule de manière harmonieuse.
En même temps, cela leur permet de rationaliser les défis qui se présentent au cours de l’événement.
Conclusion
En résumé, la gestion d’événements et le marketing évènementiel sont les deux faces d’une même pièce.
Aussi différentes soient-elles, elles sont toutes deux indispensables pour atteindre les objectifs de l’événement.
Mais l’organisation d’un événement professionnel peut s’avérer une tâche fastidieuse.
Qu’il s’agisse de choisir les bonnes plateformes de communication, de déléguer des tâches à différents membres de l’équipe ou de gérer les changements de dernière minute, les organisateurs doivent travailler ensemble de manière stratégique pour optimiser les résultats.
Il est donc recommandé aux organisations de faire appel à des sociétés de renommée en marketing évènementiel, qui disposent d’une équipe interne de professionnels qualifiés, afin d’assurer la réussite globale de l’événement.
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